Effizient kommunizieren

Eine Frau bedient ihren Laptop, ihr Handy und das Telefon gleichzeitig

Arbeitsorganisation

Effizient kommunizieren

E-Mail, Telefon, Meetings – es gibt viele Möglichkeiten der Kommunikation. Und im Büroalltag nutzen wir sie fast alle. Manche davon so rege, dass sie beim Arbeiten stören. Wie aber kommunizieren wir effizient?

Darum geht's:

  • Kommunikation macht häufig den Hauptteil der Arbeit aus.
  • Mitarbeiter sollten mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben.
  • Mailkorrespondenz kann anders organisiert werden.
  • Experten formulieren einfache Regeln für eine effizientere Kommunikation.
  • Die meisten Meetings sind schlecht vorbereitet.
  • Regel: Erreichbarkeit nach Feierabend und im Urlaub einschränken

Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben

Schnell noch eine Mail, am besten an alle, damit jeder Bescheid weiß. Dann zwei Stunden Besprechung zum Thema. Wieder am Platz, befinden sich 18 neue Mails im Posteingang, davon sind vielleicht einige wichtig.

Die erste anklicken, lesen, antworten. Die zweite anklicken, lesen, löschen. Die dritte anklicken, lesen ... Rrrrrring! Das Telefon klingelt, der Kollege wollte mal kurz fragen, ob ...

Am Ende des Tages hat der Mitarbeiter das Gefühl, zwar viel getan, aber nichts geschafft zu haben. "Die Idee, dass das alles auch effizienter funktionieren könnte, scheint mir ein sehr verbreitetes Grundgefühl zu sein", sagt Cornelius König, der an der Universität des Saarlandes zu Arbeits- und Organisationspsychologie forscht.

Tatsächlich sei es in vielen Fällen auch möglich, den Arbeitsalltag so zu gestalten, dass die Kommunikation nicht den Hauptteil ausmache und die Mitarbeiter wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben und Projekte haben.

Das erfordere jedoch nicht nur die Selbstdisziplin eines Einzelnen, sondern eine entsprechende Kommunikationskultur im gesamten Unternehmen. Es nützt nichts, wenn der Mitarbeiter sich vornimmt, seine Mails seltener zu lesen, der Vorgesetzte aber regelmäßig eine Antwort binnen weniger Minuten erwartet.

Das Mailprogramm schließen

Wer in einer Mailflut ertrinkt, sollte mit kleinen Schritten dagegen angehen. Die von vielen Effizienztrainern propagierte Methode, nur noch zweimal am Tag Mails zu checken und diese dann sofort nach einem bestimmten System abzuarbeiten, ist für die meisten Menschen schlicht unrealistisch.

Cornelius König empfiehlt stattdessen, sich feste Zeiten zu setzen und erst danach wieder einen Blick ins Postfach zu werfen. Bei vielen ist es schon ein Erfolg, wenn sie sich eine Stunde auf ihre Arbeit konzentrieren können, ohne nach neuen Mails zu schauen. Das funktioniert zum einen mit technischer Hilfe, indem man die automatischen Benachrichtigungen abstellt oder das Mailprogramm ganz schließt.

Zum anderen mit Selbstdisziplin. Hier hilft es, die Kollegen über die neuen Mailpausen zu informieren. Der Effekt einer solchen Mailabstinenz ist enorm: "In dieser Phase ohne Ablenkung lässt sich hoch konzentriert viel schaffen", sagt König. Unterm Strich spare der Mitarbeiter dadurch Zeit.

Jede Mail, die uns aus dem Arbeitsprozess herausreißt, kostet uns nicht nur die Zeit, die wir brauchen, um zu lesen und zu antworten. Es dauert auch, bis wir gedanklich wieder im Thema sind und weiterarbeiten können.

Posteingang voller Mails

Wie gehen wir am besten mit der Mailflut um?

Effizienter mailen und telefonieren

Um effizient E-Mails zu schreiben, haben Kommunikationsexperten einfache Regeln formuliert: kurze, eindeutige Betreffzeilen formulieren, so wenig wie möglich Kollegen in Kopie anschreiben, sparsam mit Anhängen umgehen und in wenigen Sätzen klar formulieren, was der Autor vom Empfänger erwartet.

Soll er die Mail bloß zur Kenntnis nehmen, bis zu einem Termin etwas erledigen oder eine Antwort formulieren? Mit diesen Maßnahmen reduziert sich mittelfristig das Mailaufkommen in den Postfächern aller Mitarbeiter. Unnötige Nachfragen bleiben aus.

Persönlich ansprechen, sich treffen, telefonieren oder mailen – welche Kommunikationsform ist die effizienteste? Die Antwort ist eindeutig: Das unterscheidet sich von Fall zu Fall. E-Mails haben den großen Vorteil, dass sie den Schreiber zwingen, sich klar und präzise auszudrücken.

Wer sie schreibt, kann sich an seinem persönlichen Zeitplan orientieren. Wer sie empfängt, liest und antwortet wiederum dann, wann es ihm am besten passt. Keiner muss sich nach dem anderen richten.

Problematisch wird die E-Mail allerdings dann, wenn es sich um ein vielschichtiges Thema handelt, wenn es wichtig ist, dass sich das Gegenüber zurückmeldet. "Ein Hm oder Aha am Telefon bringt mich da mitunter deutlich weiter als eine Mailantwort, aus der ich keine Zwischentöne lesen kann", sagt Cornelius König.

Auch fürs Telefonieren gibt es Effizienzregeln: einen Termin vereinbaren, zu Gesprächsbeginn das Thema klarmachen und die Gesprächsdauer vereinbaren. Sehr hilfreich sind der Gebrauch von Mailbox und Rückruftaste, so spart sich der Anrufende mehrfach vergebliche Anrufe und Zeit.

Telefonate haben wie der schnelle persönliche Austausch mit dem Kollegen im Nebenzimmer einen besonderen Vorteil gegenüber E-Mails: die zwischenmenschliche Note.

Füße auf dem Tisch mit Laptop

Eine Pause vom Mailprogramm – das steigert die Effizienz

Wer sich trifft, sollte sich vorbereiten

Eine der ineffizientesten Kommunikationsmethoden: das Meeting. Vor allem dann, wenn es schlecht vorbereitet ist. Und das ist es in den meisten Fällen. Zu diesem Schluss kommen drei Wissenschaftlerinnen vom Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) in München.

In ihrer Studie für die Hans-Böckler-Stiftung legen sie dar, was in deutschen Meeting-Runden häufig schiefläuft. Da wäre zunächst die schlechte Planung: Stehe keine Tagesordnung fest, fehlten Unterlagen und sei nicht klar, was eigentlich das Ergebnis des Treffens sein soll, dauere das Meeting unnötig lang.

Den gleichen Effekt habe es, wenn während eines Meetings oft mehr geredet als entschieden werde, sagen die Studienautorinnen. Sie raten daher, nur diejenigen Kollegen zum Meeting zu bitten, die zum Thema beizutragen haben oder entscheidungsbefugt sind.

Statt gemeinsam Lösungen und Strategien zu finden, nutzen manche Mitarbeiter und auch Vorgesetzte Meetings, um sich in den Vordergrund zu stellen, Monologe zu halten und Konkurrenzkämpfe auszufechten.

Manche Beschäftigte entwickeln eine regelrechte Meeting-Angst, sagen die Forscherinnen. Effiziente Meetings zeichnen sich dadurch aus, dass sie zeitlich begrenzt, gut vorbereitet und mit den richtigen Teilnehmern besetzt sind. Hilfreich ist ein Moderator, der strukturiert durch das Treffen führt und darauf achtet, dass die Tagesordnung eingehalten wird.

Meeting: Frau steht an Flipchart

Meetings sind häufig ineffektive Zeiträuber

Die Erreichbarkeit nach Feierabend einschränken

Im Arbeitsalltag effizient zu kommunizieren bedeutet auch, dass nach Feierabend keine dienstlichen Dinge mehr besprochen werden müssen. So die Theorie. In der Praxis liest etwa jeder Vierte außerhalb seiner Arbeitszeiten dienstliche Mails.

"Vor allem in den sozialen Berufen, im Pflegebereich und bei IT-Beschäftigten wird nach Dienstschluss noch erwartet, dass die Beschäftigten erreichbar sind oder Arbeitsangelegenheiten erledigen", sagt Nina Pauls. Die Freiburger Psychologin will gemeinsam mit Kollegen Leitlinien für die Erreichbarkeit in Unternehmen erstellen.

Das Projekt wird vom Bundesarbeitsministerium im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit gefördert. Die Wissenschaftler haben Arbeitnehmer schriftlich und mündlich befragt und festgestellt, dass jeder für sich durchaus schon Strategien entwickelt hat, um die Erreichbarkeit einzuschränken.

"Der eine macht nach 20 Uhr sein Smartphone aus, der andere benutzt zwei SIM-Karten", sagt Pauls. Es sind vor allem die Führungskräfte und die Angestellten, die Vollzeit arbeiten, die in die Falle der nachdienstlichen Erreichbarkeit geraten.

Einen Unterschied nach Alter oder Geschlecht konnten die Wissenschaftler nicht ausmachen. Auf der einen Seite liege es in der Eigenverantwortung eines jeden Einzelnen, wie er mit Mails und Anrufen nach Feierabend umgehe, sagt Nina Pauls.  Auf der anderen Seite jedoch brauche es auch die klare Botschaft des Unternehmens an den Arbeitnehmer, dass er abschalten und sein Leben genießen darf.

"Hier findet gerade ein Umdenken statt. Erste Unternehmen experimentieren damit, dass sie zum Beispiel abends den Server abschalten oder Mails, die im Urlaub eines Kollegen eintreffen, komplett gelöscht werden", sagt Pauls.

Smartphone und Armbanduhr liegen neben dem Bett

Konsequent: Nach Feierabend wird das Smartphone weggelegt

Autorin: Claudia Füßler

Stand: 19.07.2017, 09:33

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