Die To-do-Liste

Handgeschriebene To-do-Liste mit roten Haken davor

Arbeitsorganistion

Die To-do-Liste

Bloß nichts vergessen: Im Alltagschaos sind die Listen unverzichtbare Helfer. Lebensmittel, Weihnachtsgeschenke oder Urlaubsvorbereitungen – alles kommt auf den Zettel. Hilft das?

Sich einen Überblick verschaffen

Die Grundidee, die hinter einer To-do-Liste steckt, ist das Selbstmanagement. Man macht sich einen Plan, schreibt diesen auf und hat durch einfaches Abhaken der einzelnen Punkte eine unmittelbare Erfolgskontrolle – was ist geschafft, was muss noch getan werden?

Die To-do-Liste ist – mitunter auch trauriges – Zeugnis der eigenen Aktivität. "Zu tun" bedeutet "to do" auf Deutsch. Übersetzt müsste es also Das-muss-ich-noch-tun-Liste heißen. Das klingt nach Arbeit, und genau da gehört die To-do-Liste auch hin: in die Arbeitsorganisation. Wer viel zu tun hat, braucht einen Überblick, und den verschaffen sich viele Menschen am liebsten, indem sie Listen erstellen.

Haken auf der To-do-Liste

Ein Häkchen setzen – wieder etwas geschafft!

To-do-Listen von Prominenten

Es gibt unzählige verschiedene Varianten der To-do-Liste. Ihr Ursprung ist unbekannt, wohl auch, weil der normale Zettel mit Dingen, die erledigt werden müssen, erst viel später zum wichtigen Instrument im Arbeitsmanagement deklariert worden ist.

Die vermutlich älteste und einfachste Form der To-do-Liste ist der Einkaufszettel. So notierten sich im 9. Jahrhundert zum Beispiel zwei tibetische Mönche: "eine Hose aus dickem, breitem Deckenstoff; eine große rote Decke; einen rauchfarbenen Mantel aus dicker Wolle; einen silbernen Becher ..."

Diese Liste stammt aus dem Buch "Lists of Note – Aufzeichnungen, die die Welt bedeuten", das der britische Autor Shaun Usher 2015 herausgegeben hat. Darin hat er mehr als 100 Listen prominenter Zeitgenossen versammelt, die sich auf diese Weise selbst daran erinnerten, was sie tun wollten.

Oder wie im Falle von Johnny Cash, auch was sie lassen wollten: "1. Nicht rauchen 2. June küssen 3. Niemand anderen küssen", hatte sich der US-amerikanische Country-Sänger notiert.

Eher eine Gerne-tun- als Zu-tun-Liste hat Marylin Monroe verfasst. Sie hat all die Männer gelistet, mit denen sie gerne ins Bett gehen würde: Zero Mostel, Eli Wallach, Charles Boyer, Jean Renoir, Lee Strasberg, Nick Ray, John Huston, Elia Kazan, Harry Belafonte, Yves Montand.

Ähnlich ambitioniert, aber auf einem ganz anderen Feld, spielt die Liste von Leonardo da Vinci, der 1489 aufschrieb, welche Rätsel am Körper des Menschen er gerne noch lösen wollte: "Schließen der Augenlider, Heben der Augenlider, Senken der Augenlider, Augenschließen, Augenöffnen ... was ist Niesen, was ist Gähnen ..."

Ein gezeichnetes Bild von Leonardo da Vinci

Da Vinci sammelte Rätsel des menschlichen Körpers in einer Liste

Ein System für Perfektionisten

Die To-do-Listen des Arbeitnehmers von heute haben meist weitaus weniger Charme. Aber auch in ihnen spiegelt sich die Bandbreite der Arbeitsorganisation wider. Dem einen genügt es, sich kurz und knapp die Erledigungen des Tages zu notieren. Per Stift und Papier, im Smartphone oder auf dem Rechner.

Der andere mag es ausführlicher, notiert zusätzlich zur anstehenden Aufgabe die voraussichtliche Dauer, den Abgabetermin und Ansprechpartner. Ein System für Perfektionisten hat der US-amerikanische Berater David Allen entwickelt: Getting Things Done (GTD), was so viel heißt wie: Dinge geregelt kriegen.

GTDler, also Menschen, die ihren gesamten Alltag nach dieser Methode organisieren, sammeln sämtliche anfallenden Aufgaben in einem einzigen System – von beruflichen Projekten über die Planung des Kindergeburtstags bis zum Kinobesuch.

Der entscheidende Punkt: Jede neue Aktion und Aufgabe, die auftaucht, wird sofort einsortiert, sodass die nächsten Schritte sich quasi automatisch ergeben. So landen Termine grundsätzlich im Kalender und Aufgaben auf Listen, die nach Kontexten sortiert sind.

Das alles geschieht bestenfalls sofort und schlechtestenfalls regelmäßig. GTDler schwören auf diese Methode; Studien zu deren Wirksamkeit gibt es nicht. Kritiker von Allens System stören sich vor allem an der Komplexität und fehlenden Individualität von GTD.

Wand voller Post-its

Manche To-do-Listen strotzen vor Komplexität

Realistische Planung ist das A und O einer To-do-Liste

Jeder so, wie er mag, sagt der Zeitmanager Lothar Seiwert. Er beschäftigt sich seit mehr als 30 Jahren mit den Fragen der optimalen Selbstorganisation und Aufgabenlisten. Der eine schreibe strukturierte Wochenpläne, der andere hefte wild Post-its an den Computermonitor, ein Dritter notiere sich jeden Morgen eine grobe Liste für den Tag im Kalender:

"Die eine To-do-Liste, die für alle funktioniert, gibt es nicht, das ist einfach Geschmacksache", sagt Seiwert. Allerdings hat er einen Fehler ausgemacht, den die meisten To-do-Listen-Schreiber praktizieren: Sie planen unrealistisch.

"Das ist das Grundübel vieler Aufgabenlisten", sagt Seiwert. "Da stehen so viele Sachen drauf, die sind überhaupt nicht schaffbar, das führt ganz logisch zu Frustration am Tagesende." Seiwert empfiehlt, eine To-do-Liste wie eine Autofahrt zu planen.

Wer von Hamburg nach München fahren möchte, schaut sich die Entfernung an und kommt zu dem logischen Schluss: 790 Kilometer, das macht bei einer Durchschnittsgeschwindigkeit von 120 Kilometern pro Stunde etwas mehr als sechseinhalb Stunden Fahrtzeit.

Kaum einer würde auf die Idee kommen und optimistisch davon ausgehen, dass er die Fahrt in viereinhalb Stunden schafft. "Bei der To-do-Liste passiert aber genau das ständig, viele sind von dem Optimismus getragen, sie würden mehr schaffen, als sie aus der Erfahrung heraus wissen", sagt Seiwert.

Realistischere Aufgabenlisten könnten viel Frust über die eigene Unzulänglichkeit verhindern, da ist der Experte sicher. Er hat drei Tipps für eine funktionierende To-do-Liste:

  1. Wichtige Aufgaben kommen immer vor dringenden. "Wer am lautesten schreit, wird als Erster bedient, ist eine falsche Regel", sagt der Zeitmanager.
  2. Pufferzeiten einplanen und sich dabei an den bisherigen Erfahrungen orientieren. "Manche müssen bis zu 50, 60 Prozent Puffer einplanen. Je mehr Außenkontakte jemand hat, umso mehr Puffer brauche ich, denn umso mehr Unvorhergesehenes kann passieren."
  3. Gut ist besser als perfekt. "Eine Einstellung, die nicht nur den Umgang mit der To-do-Liste entspannter macht", sagt Seiwert.
Drei Post-its kleben am Laptop

Auch kleine Zettelchen am Computerbildschirm sind eine To-do-Liste

Autorin: Claudia Füßler

Stand: 10.01.2017, 17:04

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