Japanische Ordnungskunst

Ordner stehen nach Farben sortiert im Regal

Arbeitsorganisation

Japanische Ordnungskunst

Das japanische Ordnungssystem 5S soll Toyota-Chef Takashi Osada Anfang der neunziger Jahre erfunden haben, um die Arbeit in seinen Werken effektiver zu organisieren. Heute nutzen Unternehmen auf der ganzen Welt diese Methode.

Darum geht's:

  • 5S: ein Ordnungssystem als Geheimrezept gegen das Chaos
  • Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit, Standards und Selbstdisziplin
  • Wer sich schlecht abstimmt, verschwendet Energie.
  • Die Standards gelten für alle Mitarbeiter.

Rezept gegen das Chaos

5S – das klingt nach einem Handy oder Auto. Tatsächlich aber handelt es sich dabei um ein Ordnungssystem. Oder anders gesagt: Es ist ein Geheimrezept gegen das Chaos. Im Büro, in der Garage oder in der Küche. 5S funktioniert überall. Wenn man es richtig macht, sagen diejenigen, die darauf schwören.

Und sie können auf eine lange Erfahrung verweisen. Denn in der Produktion wird die 5S-Methode seit Jahrzehnten erfolgreich angewendet. Ein Auto etwa könnte nie binnen weniger Tage am Fließband zusammengeschraubt werden, wenn das Werkzeug nicht bei jedem Arbeitsschritt stets griffbereit sei und alle einzubauenden Teile genau dann da seien, wenn sie gebraucht würden.

Jedes Industrieunternehmen ist bemüht, in seinen Werkhallen die Arbeitsabläufe ständig weiter zu verbessern, die Herstellung seiner Produkte effektiver zu organisieren. Alles muss immer produktiver werden.

Darum geht es auch in der 5S-Methode: Ein Arbeitsplatz soll so gestaltet sein, dass ein Mitarbeiter sich tatsächlich voll und ganz der wertschöpfenden Arbeit widmen kann. Alles was stört, fällt weg.

Dass Chaos kreativ macht, ist für die Anhänger der 5S-Methode ein Mythos. Es hält die Menschen nur davon ab, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während sie arbeiten. Was in der Produktion schon lange selbstverständlich ist, wenden nun zunehmend auch die Angestellten in der Verwaltung an.

Werkzeug liegt sortiert nebeneinander

Jedes Ding hat seinen Platz – so wird 5S in Werkstätten umgesetzt

Wer sich schlecht abstimmt, verschwendet Energie

Das erste S steht dabei für Sortieren. Sortiert – oder besser: aussortiert – werden muss alles, was den Schreibtisch vermüllt, was seit Wochen herumliegt, sodass man einfach nichts mehr findet. Räume, Schränke, Regale oder überquellende E-Mail-Fächer werden entrümpelt. Die wichtigste Frage lautet: Was brauche ich wirklich?

Die nächste: Wie werde ich das los, was mich nur ablenkt? 5S-Methodiker sprechen hier von "Verschwendung". Und das ist in den administrativen Bereichen deutscher Unternehmen eine Menge: Ein Drittel der Arbeitszeit wird dort nicht produktiv genutzt. Das ergab eine Studie von 2006, die das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung in Stuttgart und das Kaizen Institute in Bad Homburg gemeinsam durchgeführt haben.

Gut die Hälfte der Verschwendung entsteht demnach durch schlecht abgestimmte Prozesse. Wenn beispielsweise wichtige Informationen fehlen oder eine Entscheidung des Chefs auf sich warten lässt und die Mitarbeiter unproduktiv herumsitzen. Vor allem große Unternehmen sind der Studie zufolge anfällig für solche ineffektiven Strukturen.

Hier kommt das nächste S ins Spiel: Systematisieren. Jetzt muss ein System gefunden werden, damit es auf dem Schreibtisch oder im Büro nicht in ein paar Wochen wieder so aussieht wie vor dem ersten S, dem Sortieren.

5S sei "keine einmalige kosmetische Säuberungsaktion", mahnt das Kaizen Institute auf seiner Webseite. Aktenordner können mit einem Farbschema übersichtlicher gemacht, eingehende Mails nach Absendern oder Vorgängen in Postfächer verschoben werden.

Was häufig gebraucht wird, soll stets nahe am Arbeitsplatz bereitliegen. Gehen die Briefumschläge zur Neige, muss das erkannt werden, bevor der letzte verschickt ist.

Bunte Ordner im Regal

Ordnung ins Chaos bringen und Dinge rascher finden – davon profitieren alle Mitarbeiter

Standards für alle Mitarbeiter

Das dritte S steht für Sauberkeit. Wer seinen Arbeitsplatz regelmäßig aufräumt, behält leichter den Überblick und stellt schneller fest, wenn etwas fehlt. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld sei die Grundlage für Qualitätsarbeit", heiß es seitens des Kaizen Institute.

Das vierte S steht für Standards. Jetzt ist es nicht mehr nur ein Mitarbeiter, der alle Vorgänge mit einem roten Stift markiert, über die der Chef informiert sein soll – jetzt machen es alle so. Und jeder weiß sofort, was der rote Balken auf einem Schreiben bedeutet: Chef liest mit. Standards sind vor allem dann wichtig, wenn mehrere Abteilungen zusammenarbeiten sollen. Oder wenn ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe beginnt, ein anderer diese später fortsetzt und ein Dritter sie beendet.

Das fünfte S steht für Selbstdisziplin. So sinnvoll es ist, die ersten vier S anzuwenden – verfällt man irgendwann wieder in den alten Trott, war alle Mühe umsonst.

Dann geht es dem Schreibtisch schnell wie den Hüften nach einer abgebrochenen Diät: Er füllt sich wieder und sieht so aus wie vorher. Also muss regelmäßig überprüft werden, ob alle Regeln noch angewendet werden – und wie sich Arbeitsprozesse weiter verbessern lassen. Auf Japanisch lauten die fünf S-Begriffe übrigens so: seiri, seiton, seiso, seiketsu und shitsuke.

Schraubenschlüssel in Werkbank gesteckt

Nach der Benutzung zurück an Ort und Stelle – so geht nichts verloren

Autorin: Claudia Füßler

Stand: 19.07.2017, 09:43

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